Importación con IA
Suba el contrato, Pilboard rellena la ficha
Introducir un contrato de proveedor a mano lleva media hora larga, y a nadie le apetece. La importación con IA lee el documento y rellena previamente la suscripción: usted lo revisa, lo corrige y lo valida.
- PDF, escaneo o foto
- Veinticuatro campos recogidos
- Cada campo con su origen
- Usted mantiene el control
El cuello de botella no es archivar, es teclear
Un repositorio de contratos no se llena porque alguien haya decidido que exista. Se llena si introducir un contrato cuesta unos minutos y no media hora.
Un contrato de proveedor ocupa unas pocas páginas, pero hay que extraer de él una veintena de datos: las partes, la fecha de firma, la de efecto, la duración del compromiso, la prórroga, el preaviso, la fecha límite, los importes, la periodicidad y la forma de pago. Cada uno está en un sitio distinto, a veces en un anexo, a veces perdido en mitad de una cláusula. Multiplique por el número de contratos de un establecimiento y luego por el número de establecimientos: recuperar lo existente se convierte en un proyecto que nadie arranca. Resultado: se introducen los contratos que se tienen a mano, el resto se deja para más adelante y el repositorio queda a medias, es decir, inservible para decidir nada.
Recuperar lo existente nunca empieza
Media hora por contrato y cien contratos dormidos: la cuenta basta para aplazar el trabajo de un trimestre a otro.
Los contratos se quedan en el correo
Mientras el documento no sea una ficha, no avisa a nadie ni se compara con nada.
La introducción manual se equivoca
Basta confundir la fecha de efecto con la de firma para que todo el cálculo del preaviso se desvíe.
Qué hace la importación
El principio cabe en una frase: la máquina lee y propone, usted comprueba y decide. Nada se guarda sin su conformidad.
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Lee lo que usted tiene de verdad
PDF nativo, documento escaneado, varias páginas e incluso una foto hecha con el móvil: el archivo no necesita estar impecable para servir.
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Veinticuatro campos de una sola vez
Nombre de la suscripción, referencia, establecimiento, tipo de tercero, proveedor, tipo de contrato, fechas de firma y de efecto, duración del compromiso, fin del compromiso, duración de la prórroga, preaviso, fecha límite, tipo y frecuencia de facturación, importes, periodo, forma de pago, día de domiciliación, plan contable, categorías y nota.
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Cada campo enseña de dónde sale
El valor propuesto viene acompañado del pasaje del contrato que lo ha producido. No tiene que creer a la máquina: usted lee la línea y decide.
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Usted valida y solo entonces existe la suscripción
Mientras la ficha no esté confirmada, el documento permanece en «En preparación». Ningún contrato entra en su repositorio sin que una persona lo haya revisado.
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Varios contratos seguidos
Usted sube un lote, la importación trabaja en segundo plano mientras hace otra cosa, y revisa las fichas cuando están listas.
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El documento sigue adjunto
El contrato original queda archivado junto a la suscripción que ha creado. La ficha y su fuente ya no se separan.
Cómo funciona
Nada que configurar, nada que instalar: la función está en la pantalla de alta de una suscripción.
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Usted sube el documento
Desde «Añadir una suscripción», arrastra el archivo a la zona de carga o lo elige en su equipo.
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La importación trabaja mientras usted hace otra cosa
Se ejecuta en segundo plano. Puede subir el siguiente lote o salir de la pantalla: el trabajo continúa.
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El documento pasa a «En preparación»
Es la cola de espera: lo importado, lo que está en curso y lo que ha fallado. Nada se pierde entre la carga y la ficha.
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Usted revisa y corrige
Cada campo encontrado aparece con su cita. Modifica lo que haga falta y completa lo que el contrato no dice.
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Usted valida: la suscripción queda creada
La ficha se incorpora al repositorio con sus fechas, sus importes y su documento de origen. Las alertas de vencimiento parten de ahí.
Lo que gana
Recuperar lo existente se vuelve factible El trabajo que se iba aplazando se despacha por lotes, entre dos tareas.
Las fechas se leen, no se copian Fecha de efecto, fin de compromiso, preaviso, fecha límite: salen del propio contrato, no de una introducción a última hora.
El control sigue siendo humano La cita junto a cada campo hace que comprobar sea rápido, y validar sigue siendo un gesto voluntario.
El lote espera a que usted tenga tiempo Sube por la mañana, revisa por la tarde: la cola aguanta sin perder nada.
Preguntas frecuentes
¿El contrato tiene que ser un PDF impecable?
No. Un PDF nativo va de maravilla, pero un documento escaneado o fotografiado también se lee. Cuanto más nítida sea la imagen, más fiable será la extracción: una foto torcida hecha en un pasillo dará un resultado menos completo que un escaneo plano, sin resultar por ello inservible.
¿Qué pasa si la importación se equivoca?
Nada irreversible, porque ningún valor se guarda sin su validación. Cada campo se propone con el pasaje del contrato del que procede: usted ve de inmediato si la máquina ha leído la línea correcta y lo corrige antes de guardar.
¿Y si un dato no está en el contrato?
El campo se queda vacío y usted lo completa. La importación no adivina: extrae lo que está escrito. Un contrato que no menciona su preaviso no producirá ninguno; le toca a usted indicarlo si lo conoce por otra vía.
¿Mis contratos sirven para entrenar un modelo?
Sus documentos se procesan para producir su ficha y permanecen adjuntos a su suscripción, en su propio espacio. Para el detalle del tratamiento y de la conservación, nuestro equipo le responde con precisión durante la demostración.
¿Se puede importar desde el móvil?
Sí, la pantalla de carga también existe en versión móvil. Usted fotografía el documento o lo elige en su dispositivo, y entra en la misma cola «En preparación» que en la oficina. Resulta cómodo para un contrato firmado en una reunión, que se sube antes de olvidarlo.
¿Se puede seguir introduciendo a mano?
Por supuesto, las dos vías conviven en la misma pantalla. Muchos establecimientos usan la importación para recuperar su stock de contratos existentes y luego introducen los nuevos sobre la marcha, que de todos modos tienen delante al firmar.
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