Repositorio de contratos
Encuentre cualquier contrato de proveedor en cuestión de segundos
El contrato de lavandería firmado hace tres años, su adenda, su tarifa y la última factura: todo en un mismo sitio, y todo localizable con una búsqueda.
- Búsqueda de texto completo
- Filtros por establecimiento y categoría
- Documentos adjuntos vinculados
- Acceso por rol
El tiempo perdido buscando no aparece en la contabilidad
Nadie cronometra los cuarenta minutos que cuesta localizar un contrato. Y aun así salen más caros que la mayoría de las partidas del presupuesto.
Un contrato de proveedor rara vez viaja solo: está el documento firmado, una o varias adendas, una tarifa, anexos técnicos y, a veces, una carta de resolución. Esos documentos llegan en fechas distintas, por canales distintos, y acaban en sitios distintos. Cuando surge una pregunta — ¿qué preaviso? ¿qué tarifa se aplica? ¿quién firmó? — hay que reconstruir el expediente. Y si la persona que lo montó ya no está en el establecimiento, la reconstrucción se convierte en una investigación.
El expediente disperso
El contrato aquí, su adenda allá, su tarifa en un buzón de correo. Ninguno de los tres remite a los otros dos.
La memoria en una sola cabeza
Quien sabe dónde buscar acaba convertido en paso obligado — y en un riesgo el día que se marcha.
La búsqueda que vuelve a empezar
El mismo contrato se localiza tres veces al año, por tres personas distintas, sin que quede rastro del camino.
Cómo se organiza el repositorio de contratos
Un contrato, una ficha, y todos sus documentos colgados de ella. El resto es solo navegación.
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Una búsqueda que llega al contenido
Búsqueda por nombre de contrato, proveedor, establecimiento o referencia. Escriba lo que recuerda, no lo que debería saber.
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Filtros que se combinan
Establecimiento, categoría, estado, periodo, tercero: los filtros se acumulan para aislar exactamente el subconjunto que busca.
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Todos los documentos en un mismo sitio
Contrato firmado, adendas, tarifas, anexos y facturas: cada documento se vincula a la ficha del contrato y queda fechado.
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Un acceso según el rol
Cada usuario ve los contratos de su ámbito. Los roles y privilegios se ajustan establecimiento por establecimiento.
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La vinculación al establecimiento
Un contrato pertenece a un establecimiento, o al grupo. El filtro por establecimiento muestra al instante qué corresponde a quién.
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Los contratos relacionados, siempre a la vista
Un contrato marco y sus declinaciones por establecimiento siguen enlazados: se pasa de uno a otro sin volver a empezar la búsqueda.
Cómo se construye el repositorio
No se trata de recuperarlo todo de golpe, sino de dejar de perder documentos a partir de hoy.
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Enumere los contratos activos
Un inventario de los contratos en vigor basta para empezar: proveedor, objeto, establecimiento, fechas e importe.
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Cree una ficha por contrato
Cada ficha recoge las condiciones esenciales y el documento firmado. Los documentos secundarios llegarán después.
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Vincule los documentos a medida que llegan
Adendas, tarifas y facturas se añaden cuando entran, en el sitio correcto a la primera.
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Nombre los contratos con una regla sencilla
Una nomenclatura compartida — categoría, proveedor, establecimiento — hace que la búsqueda sea previsible para todo el mundo.
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Abra los accesos
Cada servicio accede a su ámbito. El repositorio pasa a ser la referencia común en lugar de la copia de alguien.
Lo que gana
Una búsqueda de segundos. La pregunta «¿dónde está ese contrato?» deja de movilizar a varias personas.
Un expediente completo cada vez. El contrato llega con sus adendas y su tarifa, no por separado.
Una memoria que sobrevive a las salidas. Lo que sabía su predecesor está en la herramienta, no en su buzón de correo.
Negociaciones con proveedores mejor preparadas. Se negocia con el contrato delante, no con el recuerdo de lo que contiene.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente un repositorio de contratos?
Es un único punto de referencia en el que cada contrato de proveedor dispone de una ficha con sus condiciones, sus fechas clave, sus importes y todos sus documentos. Lo que lo distingue de una carpeta compartida es la estructura: se busca por criterios, no recorriendo un árbol de carpetas.
¿Se pueden vincular varios documentos a un mismo contrato?
Sí, y ese es justamente el principio. Contrato firmado, adendas sucesivas, tarifas, anexos técnicos y facturas se vinculan a la misma ficha, cada uno con su fecha, para que siempre se sepa qué versión se aplica.
¿Cómo se limita el acceso a determinados contratos?
Mediante los roles y privilegios. Usted define quién accede a qué establecimientos y con qué derechos. Un director de establecimiento ve su ámbito; la central ve el conjunto.
¿Hay que recuperar el histórico de todos los contratos?
No. Empiece por los contratos activos: son los que llevan los vencimientos y los importes. Los contratos cerrados pueden incorporarse poco a poco, cuando surja la necesidad de aportar una prueba.
¿Cómo conviene nombrar los contratos para encontrarlos?
Una nomenclatura corta y constante vale más que una exhaustiva: categoría, proveedor, establecimiento. El resto se localiza con los filtros, que hacen el trabajo que antes hacía el nombre del archivo.
Un contrato marco y sus declinaciones por establecimiento, ¿cómo se gestionan?
El contrato marco se registra a nivel de grupo y cada declinación a nivel de su establecimiento, con un enlace entre ambos. Así se mantienen visibles las condiciones comunes y se siguen las particularidades de cada establecimiento.
Siga explorando
Construir un repositorio de contratos es tanto cuestión de método como de herramienta.
- Archivado seguroDocumentos protegidos y trazables
- Panel de contratosEstados, gasto y vencimientos
- Alertas de vencimientoNunca más un preaviso perdido
- Seguimiento de preciosVea cómo se desvían sus tarifas
- Comparativa entre establecimientosCompare sus establecimientos
- Guía de usoPrimeros pasos con Pilboard
Vea sus contratos en un verdadero repositorio
Traiga dos o tres contratos tipo: le mostramos qué aspecto tendría su repositorio, con sus categorías y sus establecimientos.