Archivado seguro
Archive sus documentos contractuales sin perder el rastro
Un contrato sirve dos veces: el día en que se firma y el día en que hay que demostrar lo que dice. Entre medias, debe seguir siendo accesible, íntegro y trazable.
- Almacenamiento seguro
- Historial de modificaciones
- Permisos por perfil
- Cumplimiento del RGPD
Un documento que no se encuentra no demuestra nada
El día del conflicto, la pregunta no es si usted tenía razón. Es si puede demostrarlo.
Los documentos contractuales se acumulan en soportes que nunca se pensaron para conservarlos: buzones de correo personales, unidades compartidas sin estructura, memorias USB y, a veces, archivadores de papel. Todos plantean el mismo triple problema. No se sabe quién puede acceder a ellos. No se sabe si la versión que se consulta es la última. Y no se sabe qué se modificó, ni quién lo hizo. Ante una inspección, una auditoría o un desacuerdo con un proveedor, esas tres incógnitas bastan para debilitar un expediente sólido en el fondo.
Accesos que nadie controla
Una carpeta compartida acaba siempre abierta a más gente de la prevista.
La versión válida sigue siendo dudosa
Tres archivos con nombres casi idénticos. Ninguno dice cuál se aplica.
Ningún rastro de las modificaciones
Sin historial, no hay forma de decir qué cambió, cuándo, ni por decisión de quién.
Lo que el archivado le garantiza
Conservar no basta: hay que poder recuperar, fechar y demostrar.
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Un almacenamiento centralizado y protegido
Los documentos salen de los buzones y de las unidades compartidas hacia un único espacio, con copia de seguridad y vinculado a sus contratos.
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Permisos por perfil y por establecimiento
Cada usuario accede a los documentos de su ámbito. Los perfiles y privilegios se ajustan establecimiento por establecimiento.
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Un historial de las modificaciones
Cada alta, sustitución o eliminación queda registrada con su autor y su fecha. Siempre se sabe qué ha cambiado.
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Documentos tipificados y fechados
Contrato, anexo, tarifa, certificado, factura: el tipo y la fecha de validez dicen qué documento es válido en cada momento.
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Los documentos con vencimiento, bajo control
Certificados de seguro, homologaciones y licencias: los que caducan se avisan igual que los contratos.
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Un cumplimiento sostenible
Plazos de conservación, minimización de datos personales y trazabilidad de los accesos se resuelven por diseño, no por circular interna.
Cómo se asegura el fondo documental
Se avanza contrato activo por contrato activo, no por volumen: lo que hoy le compromete va primero.
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Identifique los documentos que comprometen
Contratos firmados, anexos, tarifas y certificados con periodo de validez. El resto es secundario.
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Vincúlelos a su contrato
Cada documento se incorpora a la ficha del contrato que documenta, en lugar de vivir en una carpeta paralela.
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Tipifique y feche
El tipo de documento y su periodo de validez son los que zanjan más tarde la duda entre dos versiones.
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Ajuste los accesos
Quién consulta, quién sube, quién sustituye: los permisos se definen por perfil y por establecimiento.
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Deje que el historial trabaje
Cada movimiento queda trazado. El expediente probatorio se construye solo, con el uso.
Lo que gana
Un expediente probatorio preparado de antemano. El día del conflicto o de la inspección, no hay nada que reconstruir.
La versión correcta, con total seguridad. La tipificación y la fecha eliminan la ambigüedad entre el contrato y su anexo.
Accesos bajo control. Se sabe quién puede ver qué, y la entrada o la salida de un colaborador se gestiona en una sola operación.
Un cumplimiento demostrable. La trazabilidad de los accesos y de las modificaciones responde a las preguntas de un auditor.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar un contrato de proveedor?
La regla habitual es conservar el contrato durante toda su ejecución y después durante el plazo de prescripción aplicable: con carácter general, cinco años para las acciones personales. Algunos documentos, en especial los ligados a la seguridad o a los seguros, tienen plazos propios; lo más limpio es fijar una duración por tipo de documento.
¿Qué ocurre con un documento cuando se resuelve el contrato?
Sigue vinculado al contrato, que pasa a estado archivado. El expediente no se elimina: simplemente sale de las vistas activas, pero se mantiene consultable y oponible si más adelante surge una cuestión.
¿Cómo saber qué versión de un documento se aplica?
Por el tipo y por la fecha de validez. Un anexo fechado con posterioridad al contrato prevalece sobre las cláusulas que modifica, y el historial permite reconstruir la sucesión de versiones.
¿Quién puede eliminar un documento?
Solo los perfiles a los que usted conceda ese privilegio. Y la eliminación queda a su vez trazada, con su autor y su fecha: nunca se pierde la información de que un documento existió.
¿Pilboard cumple con el RGPD?
El tratamiento de los documentos contractuales se apoya en accesos nominativos, trazabilidad de las consultas y plazos de conservación configurables. El cumplimiento sigue siendo un trabajo compartido: la herramienta aporta los medios, su política interna fija las reglas.
¿Se pueden recuperar los documentos si se deja de usar la herramienta?
Sí. Los documentos subidos siguen siendo suyos y pueden exportarse. Un archivado que retuviera sus documentos sería un riesgo, no una garantía.
Siga explorando
Asegurar los documentos es tanto una cuestión de método como de almacenamiento.
- Repositorio de contratosTodos sus contratos en un solo lugar
- Panel de contratosEstados, gasto y vencimientos
- Alertas de vencimientoNo vuelva a perder un preaviso
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- Guía de usoPrimeros pasos con Pilboard
Ponga sus documentos contractuales a buen recaudo
En treinta minutos vemos juntos dónde viven hoy sus documentos y qué le aportaría un fondo documental estructurado.