Panel de control
Gestione sus contratos de proveedores desde un único panel
¿Cuántos contratos vencen este trimestre? ¿Qué proveedor pesa más? ¿Qué establecimiento gasta más? Las respuestas caben en una pantalla y están siempre al día.
- Indicadores en tiempo real
- Vista por establecimiento o proveedor
- Vencimientos próximos
- Gasto consolidado
No se gestiona lo que no se ve
La mayoría de los establecimientos sabe dónde están sus contratos. Muy pocos saben lo que representan, en conjunto, en un momento dado.
Los contratos de proveedores viven en carpetas, en buzones de correo y en hojas de cálculo que mantienen personas distintas. Por separado, cada uno de esos soportes es correcto. El problema aparece cuando hay que responder a una pregunta transversal: ¿cuál es el importe total comprometido en el año? ¿Cuántos contratos se renuevan tácitamente en los próximos sesenta días? ¿Qué parte del gasto se va a un solo proveedor? Reconstruir la respuesta exige media jornada cada vez, así que se deja de preguntar y las decisiones se toman a ojo.
La información existe, pero está dispersa
Diez fuentes exactas no dan una visión. Dan diez consolidaciones que rehacer.
La cifra siempre llega demasiado tarde
Cuando la consolidación está lista, la decisión ya se ha tomado.
Cada área mira hacia otro lado
El director financiero quiere importes; el de explotación, vencimientos. Un único cuadro no puede servir a los dos.
Lo que le aporta el panel de control
Indicadores construidos sobre sus datos reales, no sobre un registro paralelo que haya que mantener al día.
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Los estados de un vistazo
Borradores, planificados, en curso, en vigilancia, archivados: el volumen de cada estado está siempre a la vista y se puede pulsar para bajar al detalle.
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El gasto de proveedores consolidado
Importes sin IVA y con IVA por periodo, con todos los establecimientos juntos o uno a uno, y la comparación con el periodo anterior.
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El desglose por categoría
Mantenimiento, energía, telecomunicaciones, alquiler, seguros: el peso de cada partida en el total, para detectar las concentraciones.
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Los avisos próximos
Un calendario de los vencimientos de las próximas semanas, en la propia página de inicio, para que ningún preaviso pase desapercibido.
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Un panel por perfil
Los widgets se mueven, se ocultan y se reordenan. Cada usuario compone la vista que corresponde a su puesto.
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El filtro por establecimiento
Un selector en la parte superior pasa de la vista de grupo a la de un solo establecimiento, sin cambiar de página.
Cómo se llega a ese panel de control
El panel no es un módulo que haya que configurar: se rellena solo a medida que el repositorio de contratos toma forma.
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Usted sube sus contratos
Cada contrato de proveedor o suscripción se crea con su proveedor, su establecimiento, sus importes y sus fechas clave.
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Los datos alimentan los contadores
Desde su creación, el contrato entra en los estados, en el gasto consolidado y en el calendario de vencimientos. Sin volver a teclear nada.
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Usted compone su vista
Mueve los widgets, oculta los que no le sirven y mantiene en primer plano los indicadores de su puesto.
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Usted filtra según la pregunta
Por establecimiento, por proveedor, por categoría o por periodo: el panel se recalcula con cada filtro.
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Usted comparte una única lectura
Las mismas cifras sirven para el comité de dirección, para la revisión anual y para las conversaciones con los proveedores.
Lo que gana
Una respuesta inmediata. Las preguntas del comité de dirección se responden durante la reunión, no a la semana siguiente.
Se acabó la consolidación manual. Desaparece el tiempo dedicado a agregar hojas de cálculo, y con él los errores de copia.
Las desviaciones se ven pronto. Una categoría al alza o una concentración en un proveedor se detectan antes de que pesen en el presupuesto.
Un lenguaje común. Explotación, finanzas y dirección miran las mismas cifras, construidas de la misma manera.
Preguntas frecuentes
¿El panel de control se actualiza automáticamente?
Sí. Lee directamente los contratos y las suscripciones registrados en Pilboard: cualquier creación, modificación o archivado se refleja de inmediato en los contadores, en los importes y en el calendario de vencimientos. No hay ningún registro paralelo que mantener.
¿Se puede tener un panel distinto según el usuario?
Sí. Los widgets se reordenan y se ocultan usuario por usuario. Un director financiero puede destacar los importes y el desglose por categoría, mientras que un director de establecimiento conserva los vencimientos y los contratos que vigilar.
¿Cómo se pasa de la vista de grupo a la de un solo establecimiento?
En la parte superior del panel hay un selector de establecimiento. Filtra todos los widgets a la vez, sin cambiar de página ni perder la disposición que usted haya elegido.
¿Qué indicadores conviene seguir de forma prioritaria?
Con tres basta para empezar: el número de contratos que vencen en los próximos noventa días, el gasto de proveedores por periodo comparado con el anterior y el desglose por categoría. Los demás se justifican caso por caso.
¿Los importes se muestran sin IVA o con IVA?
Ambos. Cada bloque de gasto muestra el importe sin impuestos y el importe con impuestos incluidos, para que el control de gestión y la explotación lean cada uno la cifra que les sirve.
¿Hay que recuperar el histórico para que el panel resulte útil?
No. Es aprovechable en cuanto se registran los contratos activos. El histórico enriquece las comparaciones entre periodos, pero puede incorporarse poco a poco sin bloquear la puesta en marcha.
Siga explorando
El panel de control es un medio, no un fin. Esto es con lo que se conecta.
- Repositorio de contratosTodos sus contratos en un solo sitio
- Alertas de vencimientoNingún preaviso se le escapa
- Seguimiento de tarifasVea cómo evolucionan sus precios
- Comparativa entre establecimientosCompare sus establecimientos
- Archivado seguroDocumentos protegidos y trazables
- Guía de usoPrimeros pasos con Pilboard
Vea su propio panel de control
Treinta minutos bastan para mostrarle qué aspecto tendrían sus contratos en Pilboard, con sus categorías y sus establecimientos.