Import per KI
Vertrag ablegen, Pilboard füllt die Karteikarte
Einen Lieferantenvertrag von Hand zu erfassen dauert eine gute halbe Stunde, und niemand macht das gern. Der Import per KI liest das Dokument und füllt das Abonnement vor: Sie lesen gegen, Sie korrigieren, Sie bestätigen.
- PDF, Scan oder Foto
- Vierundzwanzig Felder übernommen
- Jedes Feld mit Quelle
- Sie behalten die Hand
Nicht das Ablegen hakt, sondern das Eintippen
Ein Vertragsarchiv füllt sich nicht, weil jemand beschlossen hat, dass es es geben soll. Es füllt sich, wenn ein Vertrag ein paar Minuten kostet und nicht eine halbe Stunde.
Ein Lieferantenvertrag umfasst wenige Seiten, aber man muss rund zwanzig Angaben herausholen: die Parteien, das Unterschriftsdatum, den Beginn, die Bindungsdauer, die Verlängerung, die Kündigungsfrist, den Stichtag, die Beträge, den Rhythmus, die Zahlungsweise. Jede steht an einer anderen Stelle, mal in einer Anlage, mal mitten in einem Absatz versteckt. Rechnen Sie das mal die Zahl der Verträge eines Hauses und dann mal die Zahl der Häuser: die Aufarbeitung des Bestands wird ein Vorhaben, das niemand beginnt. Also erfasst man die Verträge, die gerade zur Hand sind, schiebt den Rest auf, und das Archiv bleibt halb leer — also unbrauchbar, um irgendetwas zu entscheiden.
Die Aufarbeitung beginnt nie
Dreißig Minuten pro Vertrag, hundert ruhende Verträge: die Rechnung allein schiebt die Arbeit von Quartal zu Quartal.
Verträge bleiben im Postfach
Solange das Dokument keine Karteikarte ist, warnt es niemanden und lässt sich mit nichts vergleichen.
Die Handerfassung irrt sich
Ein mit dem Unterschriftsdatum verwechselter Beginn, und die ganze Fristberechnung läuft schief.
Was der Import leistet
Das Prinzip passt in einen Satz: die Maschine liest und schlägt vor, Sie prüfen und entscheiden. Nichts wird ohne Ihr Zutun gespeichert.
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Er liest, was Sie wirklich haben
Natives PDF, gescanntes Dokument, mehrere Seiten und sogar ein mit dem Telefon aufgenommenes Foto: die Datei muss nicht sauber sein, um brauchbar zu sein.
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Vierundzwanzig Felder auf einen Schlag
Name des Abonnements, Referenz, Haus, Art des Dritten, Lieferant, Vertragsart, Unterschrifts- und Beginndatum, Bindungsdauer, Ende der Bindung, Verlängerungsdauer, Kündigungsfrist, Stichtag, Art und Rhythmus der Abrechnung, Beträge, Zeitraum, Zahlungsweise, Abbuchungstag, Kontenplan, Kategorien und Notiz.
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Jedes Feld zeigt, woher es stammt
Der vorgeschlagene Wert kommt mit der Stelle des Vertrags, aus der er stammt. Sie müssen der Maschine nicht glauben: Sie lesen die Zeile und entscheiden.
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Sie bestätigen, erst dann gibt es das Abonnement
Solange die Karteikarte nicht bestätigt ist, bleibt das Dokument unter „In Vorbereitung“. Kein Vertrag kommt in Ihr Archiv, ohne dass ein Mensch ihn gegengelesen hat.
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Mehrere Verträge hintereinander
Sie legen einen Stapel ab, der Import läuft im Hintergrund, während Sie etwas anderes tun, und Sie lesen die Karteikarten gegen, wenn sie fertig sind.
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Das Dokument bleibt angehängt
Der ursprüngliche Vertrag wird mit dem Abonnement archiviert, das aus ihm entstanden ist. Karteikarte und Quelle trennen sich nicht mehr.
Wie es abläuft
Nichts einzurichten, nichts zu installieren: die Funktion sitzt im Bildschirm, in dem Sie ein Abonnement anlegen.
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Sie legen das Dokument ab
Unter „Abonnement hinzufügen“ ziehen Sie die Datei in die Ablagefläche oder wählen sie auf Ihrem Rechner aus.
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Der Import läuft, während Sie etwas anderes tun
Er läuft im Hintergrund. Sie können den nächsten Stapel ablegen oder den Bildschirm verlassen, die Arbeit geht weiter.
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Das Dokument wandert nach „In Vorbereitung“
Das ist die Warteschlange: was importiert ist, was läuft, was fehlgeschlagen ist. Zwischen Ablage und Karteikarte geht nichts verloren.
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Sie lesen gegen und korrigieren
Jedes gefundene Feld erscheint mit seinem Zitat. Sie ändern, was zu ändern ist, und ergänzen, was der Vertrag nicht sagt.
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Sie bestätigen: das Abonnement ist angelegt
Die Karteikarte kommt mit ihren Daten, ihren Beträgen und ihrem Ursprungsdokument ins Archiv. Von dort aus laufen die Fristmeldungen.
Ihr Nutzen
Die Aufarbeitung des Bestands wird machbar Die stets aufgeschobene Arbeit erledigt sich stapelweise, zwischen zwei anderen Aufgaben.
Daten werden gelesen, nicht abgetippt Beginn, Ende der Bindung, Kündigungsfrist, Stichtag: sie kommen aus dem Vertrag selbst, nicht aus einer Erfassung am späten Nachmittag.
Die Kontrolle bleibt menschlich Das Zitat neben jedem Feld macht das Prüfen schnell, und das Bestätigen bleibt eine bewusste Handlung.
Der Stapel wartet, bis Sie Zeit haben Sie legen morgens ab, Sie lesen nachmittags gegen: die Warteschlange hält, ohne etwas zu verlieren.
Häufige Fragen
Muss der Vertrag ein sauberes PDF sein?
Nein. Ein natives PDF ist natürlich ideal, aber ein gescanntes oder fotografiertes Dokument wird ebenfalls gelesen. Je schärfer das Bild, desto verlässlicher die Auslese: ein schief im Flur aufgenommenes Foto liefert ein weniger vollständiges Ergebnis als ein flacher Scan, ohne deshalb unbrauchbar zu sein.
Was passiert, wenn der Import sich irrt?
Nichts Unumkehrbares, denn kein Wert wird ohne Ihre Bestätigung gespeichert. Jedes Feld wird mit der Stelle des Vertrags vorgeschlagen, aus der es stammt: Sie sehen sofort, ob die Maschine die richtige Zeile gelesen hat, und korrigieren vor dem Speichern.
Und wenn eine Angabe nicht im Vertrag steht?
Das Feld bleibt leer und Sie füllen es selbst aus. Der Import rät nicht: er holt heraus, was geschrieben steht. Ein Vertrag, der seine Kündigungsfrist nicht nennt, liefert auch keine — die tragen Sie ein, wenn Sie sie anderweitig kennen.
Werden meine Verträge zum Training eines Modells verwendet?
Ihre Dokumente werden verarbeitet, um Ihre Karteikarte zu erzeugen, und bleiben in Ihrem eigenen Bereich an Ihrem Abonnement hängen. Zu den Einzelheiten der Verarbeitung und der Aufbewahrung antwortet Ihnen unser Team in der Vorführung genau.
Kann man vom Telefon aus importieren?
Ja, die Ablagefläche gibt es auch als mobile Fassung. Sie fotografieren das Dokument oder wählen es auf Ihrem Gerät aus, und es landet in derselben Warteschlange „In Vorbereitung“ wie am Schreibtisch. Praktisch für einen in der Besprechung unterschriebenen Vertrag, den man ablegt, bevor man ihn vergisst.
Kann man weiterhin von Hand erfassen?
Selbstverständlich, beide Wege liegen im selben Bildschirm. Viele Häuser nutzen den Import, um ihren Bestand aufzuarbeiten, und erfassen neue Verträge dann laufend von Hand — die haben sie bei der Unterschrift ohnehin vor sich.
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