Vertragsarchiv
Finden Sie jeden Lieferantenvertrag in Sekunden
Der Wäschereivertrag von vor drei Jahren, sein Nachtrag, seine Preisliste und die letzte Rechnung: alles an einem Ort, und alles über die Suche auffindbar.
- Volltextsuche
- Filter nach Standort und Kategorie
- Angehängte Unterlagen
- Rollenbasierter Zugriff
Die Zeit, die das Suchen kostet, taucht in keiner Buchhaltung auf
Niemand stoppt die vierzig Minuten, die das Aufspüren eines Vertrags verschlingt. Teurer als die meisten Budgetposten sind sie trotzdem.
Ein Lieferantenvertrag kommt selten allein: Da ist das unterschriebene Dokument, ein oder mehrere Nachträge, eine Preisliste, technische Anlagen, manchmal ein Kündigungsschreiben. Diese Unterlagen treffen zu verschiedenen Zeitpunkten ein, über verschiedene Wege, und landen an verschiedenen Orten. Sobald eine Frage aufkommt — welche Kündigungsfrist? welcher Preis gilt? wer hat unterschrieben? —, muss die Akte neu zusammengesetzt werden. Und wenn die Person, die sie angelegt hat, das Haus verlassen hat, wird aus dem Zusammensetzen eine Ermittlung.
Die zersplitterte Akte
Der Vertrag hier, sein Nachtrag dort, seine Preisliste in einem Postfach. Keines der drei Dokumente verweist auf die beiden anderen.
Das Wissen in einem einzigen Kopf
Wer weiß, wo zu suchen ist, wird zwangsläufig zum Nadelöhr — und zum Risiko an dem Tag, an dem er geht.
Die Suche, die wieder von vorn beginnt
Derselbe Vertrag wird dreimal im Jahr von drei verschiedenen Personen gefunden, ohne dass der Weg dorthin festgehalten wird.
Wie das Vertragsarchiv aufgebaut ist
Ein Vertrag, eine Akte, und alle Unterlagen daran. Der Rest ist nur noch Navigation.
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Eine Suche, die bis in den Inhalt reicht
Suche nach Vertragsname, Lieferant, Haus oder Referenz. Sie tippen, woran Sie sich erinnern, nicht das, was Sie hätten wissen müssen.
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Filter, die sich kombinieren lassen
Standort, Kategorie, Status, Zeitraum, Vertragspartner: Die Filter addieren sich, bis genau die Auswahl übrig bleibt, die Sie suchen.
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Alle Unterlagen an einem Ort
Unterschriebener Vertrag, Nachträge, Preislisten, Anlagen, Rechnungen: Jedes Dokument hängt an der Vertragsakte und trägt ein Datum.
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Ein Zugriff, der der Rolle folgt
Jeder Nutzer sieht die Verträge seines Bereichs. Rollen und Rechte stellen Sie Haus für Haus ein.
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Die Zuordnung zum Haus
Ein Vertrag gehört zu einem Standort oder zur Gruppe. Der Standortfilter zeigt sofort, was zu wem gehört.
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Verbundene Verträge bleiben sichtbar
Ein Rahmenvertrag und seine Ausprägungen je Haus bleiben verknüpft: Sie wechseln von einem zum anderen, ohne die Suche neu zu beginnen.
So entsteht Ihr Vertragsarchiv
Es geht nicht darum, alles auf einmal nachzuholen, sondern darum, ab heute nichts mehr zu verlieren.
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Sie listen die laufenden Verträge auf
Eine Bestandsaufnahme der laufenden Verträge genügt für den Start: Lieferant, Gegenstand, Haus, Termine, Betrag.
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Sie legen je Vertrag eine Akte an
Jede Akte trägt die wesentlichen Konditionen und das unterschriebene Dokument. Die übrigen Unterlagen folgen später.
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Sie hängen die Unterlagen laufend an
Nachträge, Preislisten und Rechnungen kommen hinzu, sobald sie eintreffen — gleich an der richtigen Stelle.
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Sie benennen nach einer einfachen Regel
Eine gemeinsame Systematik — Kategorie, Lieferant, Standort — macht die Suche für alle vorhersehbar.
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Sie öffnen die Zugänge
Jede Abteilung erreicht ihren Bereich. Das Vertragsarchiv wird zur gemeinsamen Referenz statt zur Kopie eines Einzelnen.
Ihr Nutzen
Eine Suche in Sekunden. Die Frage „Wo liegt dieser Vertrag?“ beschäftigt nicht länger mehrere Personen.
Jedes Mal eine vollständige Akte. Der Vertrag kommt mit seinen Nachträgen und seiner Preisliste, nicht allein.
Ein Wissen, das Abgänge übersteht. Was Ihr Vorgänger wusste, steht im System und nicht in seinem Postfach.
Besser gerüstete Lieferantengespräche. Sie verhandeln mit dem Vertrag vor Augen, nicht mit der Erinnerung daran.
Häufige Fragen
Was genau ist ein Vertragsarchiv?
Es ist ein einziges Verzeichnis, in dem jeder Lieferantenvertrag eine Akte mit seinen Konditionen, seinen wichtigen Terminen, seinen Beträgen und sämtlichen zugehörigen Unterlagen besitzt. Vom gemeinsamen Ordner unterscheidet es die Struktur: Man sucht nach Kriterien, nicht über einen Ordnerbaum.
Lassen sich mehrere Dokumente an denselben Vertrag hängen?
Ja, und genau darum geht es. Unterschriebener Vertrag, aufeinanderfolgende Nachträge, Preislisten, technische Anlagen und Rechnungen hängen an derselben Akte, jedes mit Datum, damit immer klar ist, welche Fassung gilt.
Wie lässt sich der Zugriff auf bestimmte Verträge begrenzen?
Über Rollen und Rechte. Sie legen fest, wer welche Häuser mit welchen Befugnissen erreicht. Eine Hausleitung sieht ihren Bereich, die Zentrale sieht das Ganze.
Muss die Historie sämtlicher Verträge übernommen werden?
Nein. Beginnen Sie mit den laufenden Verträgen: Sie tragen die Fristen und die Beträge. Beendete Verträge können nach und nach folgen, sobald ein Nachweis gebraucht wird.
Wie sollten Verträge benannt werden?
Eine kurze, konsequent verwendete Systematik ist mehr wert als eine vollständige: Kategorie, Lieferant, Haus. Alles Weitere finden die Filter, die heute die Arbeit übernehmen, die früher der Dateiname leisten musste.
Wie werden ein Rahmenvertrag und seine Ausprägungen je Standort verwaltet?
Der Rahmenvertrag wird auf Gruppenebene erfasst, jede Ausprägung auf Ebene ihres Hauses, mit einer Verknüpfung zwischen beiden. So bleiben die gemeinsamen Konditionen sichtbar, während sich die Besonderheiten jedes Standorts verfolgen lassen.
Mehr entdecken
Ein Vertragsarchiv aufzubauen ist ebenso eine Frage der Methode wie des Werkzeugs.
- Sichere ArchivierungGeschützte, nachvollziehbare Unterlagen
- Vertrags-DashboardStatus, Ausgaben und Fristen
- Meldungen zur VerlängerungKeine Kündigungsfrist mehr verpassen
- PreisverfolgungSehen, wie Ihre Tarife sich entwickeln
- StandortvergleichIhre Häuser miteinander vergleichen
- BenutzerhandbuchDer Einstieg in Pilboard
Sehen Sie Ihre Verträge in einem echten Vertragsarchiv
Bringen Sie zwei oder drei typische Verträge mit: Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Vertragsarchiv aussehen würde — mit Ihren Kategorien und Ihren Häusern.