Sichere Archivierung
Archivieren Sie Ihre Vertragsunterlagen, ohne die Spur zu verlieren
Ein Vertrag wird zweimal gebraucht: am Tag der Unterschrift und an dem Tag, an dem Sie beweisen müssen, was darin steht. Dazwischen muss er zugänglich, unverändert und nachvollziehbar bleiben.
- Sichere Ablage
- Änderungshistorie
- Rechte nach Rolle
- DSGVO-Konformität
Ein Dokument, das Sie nicht finden, beweist nichts
Am Tag des Streitfalls lautet die Frage nicht, ob Sie im Recht waren. Sie lautet, ob Sie es zeigen können.
Vertragsunterlagen sammeln sich auf Ablagen an, die nie für ihre Aufbewahrung gedacht waren: persönliche Postfächer, Netzlaufwerke ohne Struktur, USB-Sticks, manchmal Papierordner. Jede dieser Ablagen wirft dieselben drei Probleme auf. Sie wissen nicht, wer Zugriff hat. Sie wissen nicht, ob die Fassung, die Sie lesen, die aktuelle ist. Und Sie wissen nicht, was geändert wurde und von wem. Bei einer Prüfung, einem Audit oder einer Meinungsverschiedenheit mit einem Lieferanten genügen diese drei Unbekannten, um eine in der Sache belastbare Position zu schwächen.
Zugriffe, die niemand steuert
Ein geteilter Ordner steht am Ende immer mehr Personen offen als vorgesehen.
Welche Fassung gilt, bleibt unklar
Drei Dateien tragen fast denselben Namen. Keine sagt, welche davon gilt.
Keine Spur der Änderungen
Ohne Historie lässt sich nicht sagen, was sich wann und auf wessen Entscheidung geändert hat.
Was Ihnen die Archivierung garantiert
Aufbewahren genügt nicht: Sie müssen wiederfinden, datieren und beweisen können.
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Eine zentrale, geschützte Ablage
Die Dokumente verlassen Postfächer und Netzlaufwerke und ziehen in einen einzigen, gesicherten Bereich um, der an Ihre Verträge angebunden ist.
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Rechte nach Rolle und Standort
Jeder Nutzer greift nur auf die Dokumente seines Bereichs zu. Rollen und Berechtigungen werden Haus für Haus eingestellt.
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Eine Historie der Änderungen
Jeder Upload, jede Ersetzung und jede Löschung wird mit Urheber und Datum festgehalten. Sie wissen immer, was sich geändert hat.
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Typisierte und datierte Dokumente
Vertrag, Nachtrag, Preisliste, Bescheinigung, Rechnung: Typ und Gültigkeitsdatum sagen, welches Schriftstück zu welchem Zeitpunkt gilt.
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Befristete Dokumente im Blick
Versicherungsnachweise, Zertifikate und Zulassungen, die ablaufen, werden genauso gemeldet wie die Verträge.
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Eine tragfähige Compliance
Aufbewahrungsfristen, Datenminimierung und Nachvollziehbarkeit der Zugriffe sind von Haus aus geregelt, nicht per Rundschreiben.
So sichern Sie Ihren Dokumentenbestand
Gehen Sie nach aktiven Verträgen vor, nicht nach Menge: Was Sie heute bindet, kommt zuerst.
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Sie bestimmen die Unterlagen, die binden
Unterschriebene Verträge, Nachträge, Preislisten und befristete Bescheinigungen. Alles Weitere ist nachrangig.
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Sie ordnen sie ihrem Vertrag zu
Jedes Schriftstück wandert in die Akte des Vertrags, den es belegt, statt in einem Parallelordner zu leben.
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Sie typisieren und datieren
Dokumenttyp und Gültigkeitszeitraum entscheiden später den Streit zwischen zwei Fassungen.
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Sie regeln die Zugriffe
Wer liest, wer hochlädt, wer ersetzt: Die Rechte werden nach Rolle und Haus festgelegt.
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Sie lassen die Historie arbeiten
Jede Bewegung wird protokolliert. Die Beweisakte entsteht im laufenden Betrieb von selbst.
Ihr Nutzen
Eine Beweisakte, die schon fertig ist. Am Tag des Streitfalls oder der Prüfung gibt es nichts mehr zu rekonstruieren.
Die richtige Fassung, mit Sicherheit. Typisierung und Datierung nehmen die Unklarheit zwischen Vertrag und Nachtrag.
Kontrollierte Zugriffe. Sie wissen, wer was sehen darf, und ein Zugang oder ein Abgang im Team ist in einem Schritt erledigt.
Eine nachweisbare Compliance. Die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen beantwortet die Fragen eines Prüfers.
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Lieferantenvertrag aufbewahrt werden?
Üblich ist, den Vertrag während der gesamten Laufzeit zu behalten und danach für die geltende Verjährungs- oder Aufbewahrungsfrist. Diese Frist hängt vom Land und von der Art des Dokuments ab — für kaufmännische Unterlagen sind sechs bis zehn Jahre verbreitet. Unterlagen rund um Sicherheit oder Versicherung haben eigene Fristen: Am saubersten ist es, je Dokumenttyp eine Dauer festzulegen.
Was passiert mit einem Dokument, wenn der Vertrag gekündigt ist?
Es bleibt dem Vertrag zugeordnet, der in den Status archiviert wechselt. Die Akte wird nicht gelöscht: Sie verschwindet lediglich aus den aktiven Ansichten und bleibt einsehbar und verwendbar, falls später eine Frage auftaucht.
Woran erkenne ich, welche Fassung eines Dokuments gilt?
Am Typ und am Gültigkeitsdatum. Ein Nachtrag, der nach dem Vertrag datiert ist, geht den Klauseln vor, die er ändert, und die Historie lässt die Abfolge der Fassungen nachvollziehen.
Wer darf ein Dokument löschen?
Nur die Rollen, denen Sie dieses Recht einräumen. Und die Löschung selbst wird mit Urheber und Datum protokolliert: Die Information, dass ein Schriftstück existiert hat, geht nie verloren.
Ist Pilboard DSGVO-konform?
Vertragsunterlagen werden mit namentlichen Zugängen, nachvollziehbaren Zugriffen und einstellbaren Aufbewahrungsfristen verwaltet. Compliance bleibt eine gemeinsame Aufgabe: Das Werkzeug liefert die Mittel, Ihre interne Richtlinie setzt die Regeln.
Bekomme ich meine Dokumente zurück, wenn ich das Werkzeug verlasse?
Ja. Hochgeladene Dokumente bleiben Ihre Dokumente und lassen sich exportieren. Ein Archiv, das Ihre Unterlagen einschließt, wäre ein Risiko und keine Sicherheit.
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Dokumente zu sichern ist ebenso eine Frage der Methode wie der Ablage.
Bringen Sie Ihre Vertragsunterlagen in Sicherheit
In dreißig Minuten schauen wir gemeinsam, wo Ihre Unterlagen heute liegen und was ein strukturierter Dokumentenbestand bringen würde.