Dashboard
Steuern Sie Ihre Lieferantenverträge über ein einziges Dashboard
Wie viele Verträge laufen in diesem Quartal aus? Welcher Lieferant wiegt am schwersten? Welcher Standort gibt am meisten aus? Die Antworten passen auf einen Bildschirm und bleiben von selbst aktuell.
- Kennzahlen in Echtzeit
- Ansicht je Standort oder Lieferant
- Anstehende Fristen
- Konsolidierte Ausgaben
Was man nicht sieht, kann man nicht steuern
Die meisten Häuser wissen, wo ihre Verträge liegen. Nur wenige wissen, was diese zusammengenommen zu einem bestimmten Zeitpunkt bedeuten.
Lieferantenverträge leben in Ordnern, Postfächern und Tabellen, die von verschiedenen Personen gepflegt werden. Für sich genommen stimmt jede dieser Quellen. Das Problem beginnt bei einer übergreifenden Frage: Wie hoch ist die für das Jahr gebundene Gesamtsumme? Wie viele Verträge verlängern sich innerhalb von sechzig Tagen automatisch? Welcher Anteil der Ausgaben geht an einen einzigen Dienstleister? Die Antwort jedes Mal neu zusammenzutragen kostet einen halben Tag — also wird die Frage nicht mehr gestellt, und Entscheidungen fallen nach Bauchgefühl.
Die Information ist da, aber verstreut
Zehn korrekte Quellen ergeben noch keinen Überblick. Sie ergeben zehn Konsolidierungen, die immer wieder anfallen.
Die Zahl kommt immer zu spät
Wenn die Konsolidierung fertig ist, ist die Entscheidung längst gefallen.
Jede Rolle schaut woanders hin
Die Finanzleitung will Beträge, der Betrieb will Fristen. Eine einzige Tabelle kann beiden nicht gerecht werden.
Was das Dashboard Ihnen liefert
Kennzahlen aus Ihren echten Daten, nicht aus einer Parallelerfassung, die Sie zusätzlich pflegen müssten.
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Alle Status auf einen Blick
Entwürfe, geplant, laufend, zu beobachten, archiviert: Das Volumen jedes Status ist dauerhaft sichtbar und bis ins Detail anklickbar.
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Die konsolidierten Lieferantenausgaben
Netto- und Bruttobeträge je Zeitraum, über alle Häuser hinweg oder Standort für Standort, mit dem Vergleich zum vorherigen Zeitraum.
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Die Aufteilung nach Kategorie
Wartung, Energie, Telekommunikation, Miete, Versicherungen: der Anteil jedes Postens an der Gesamtsumme, damit Konzentrationen auffallen.
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Die anstehenden Erinnerungen
Ein Kalender der Fristen der kommenden Wochen, direkt auf der Startseite, damit keine Kündigungsfrist unbemerkt verstreicht.
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Ein Dashboard je Profil
Die Widgets lassen sich verschieben, ausblenden und neu anordnen. Jeder Nutzer stellt sich die Ansicht zusammen, die zu seiner Rolle passt.
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Der Filter nach Haus
Eine Auswahl am oberen Bildschirmrand wechselt von der Gruppensicht zur Sicht eines einzelnen Standorts, ohne die Seite zu verlassen.
So entsteht dieses Dashboard
Das Dashboard ist kein Modul, das eingerichtet werden muss: Es füllt sich von selbst, während das Vertragsarchiv entsteht.
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Sie hinterlegen Ihre Verträge
Jeder Lieferantenvertrag und jedes Abonnement wird mit Lieferant, Haus, Beträgen und Schlüsselterminen angelegt.
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Die Daten speisen die Zähler
Ab dem Anlegen fließt der Vertrag in die Status, in die konsolidierten Ausgaben und in den Fristenkalender ein. Nichts wird doppelt erfasst.
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Sie stellen Ihre Ansicht zusammen
Sie verschieben die Widgets, blenden aus, was Sie nicht brauchen, und behalten die Kennzahlen Ihrer Rolle im Vordergrund.
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Sie filtern nach Ihrer Frage
Nach Standort, Lieferant, Kategorie oder Zeitraum: Das Dashboard rechnet bei jedem Filter neu.
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Sie teilen eine gemeinsame Lesart
Dieselben Zahlen dienen der Geschäftsleitung, der Jahresrevision und den Gesprächen mit den Lieferanten.
Ihr Nutzen
Eine sofortige Antwort. Fragen aus der Geschäftsleitung werden während der Sitzung beantwortet, nicht in der Woche darauf.
Keine manuelle Konsolidierung mehr. Die Zeit für das Zusammenführen von Tabellen entfällt, und mit ihr die Übertragungsfehler.
Abweichungen früh sichtbar. Eine steigende Kategorie oder eine Konzentration auf einen Lieferanten fällt auf, bevor sie das Budget belastet.
Eine gemeinsame Sprache. Betrieb, Finanzen und Leitung schauen auf dieselben Zahlen, die auf dieselbe Weise entstanden sind.
Häufige Fragen
Aktualisiert sich das Dashboard automatisch?
Ja. Es liest die in Pilboard erfassten Verträge und Abonnements direkt aus: Jede Anlage, Änderung oder Archivierung schlägt sofort auf die Zähler, die Beträge und den Fristenkalender durch. Es gibt keine Parallelerfassung zu pflegen.
Kann das Dashboard je nach Nutzer anders aussehen?
Ja. Die Widgets lassen sich pro Nutzer neu anordnen und ausblenden. Ein Finanzleiter kann die Beträge und die Aufteilung nach Kategorie nach vorne holen, während ein Hausleiter die Fristen und die zu beobachtenden Verträge behält.
Wie wechsle ich von der Gruppensicht zur Sicht eines einzelnen Hauses?
Am oberen Rand des Dashboards steht eine Standortauswahl bereit. Sie filtert alle Widgets auf einmal, ohne die Seite zu wechseln und ohne die von Ihnen gewählte Anordnung zu verlieren.
Welche Kennzahlen sollte man vorrangig verfolgen?
Für den Anfang genügen drei: die Zahl der Verträge, die innerhalb von neunzig Tagen fällig werden, die Lieferantenausgaben je Zeitraum im Vergleich zum vorherigen, und die Aufteilung nach Kategorie. Alles Weitere rechtfertigt sich von Fall zu Fall.
Werden die Beträge netto oder brutto angezeigt?
Beides. Jeder Ausgabenblock zeigt den Nettobetrag und den Bruttobetrag, damit Controlling und Betrieb jeweils den Wert lesen, der ihnen dient.
Muss die Historie übernommen werden, damit das Dashboard nützlich ist?
Nein. Es wird nutzbar, sobald die laufenden Verträge erfasst sind. Die Historie bereichert die Zeitraumvergleiche, sie lässt sich aber nach und nach nachziehen, ohne die Inbetriebnahme aufzuhalten.
Mehr entdecken
Ein Dashboard ist ein Mittel, kein Ziel. Hier sehen Sie, womit es zusammenhängt.
- VertragsarchivAlle Verträge an einem Ort
- Meldungen zur VerlängerungKeine Kündigungsfrist mehr verpassen
- Preisentwicklung verfolgenSehen, wie Ihre Tarife sich verschieben
- StandortvergleichIhre Häuser gegenüberstellen
- Sichere ArchivierungGeschützte und nachvollziehbare Dokumente
- BenutzerhandbuchDie ersten Schritte mit Pilboard
Sehen Sie Ihr eigenes Dashboard
Dreißig Minuten genügen, um Ihnen zu zeigen, wie Ihre Verträge in Pilboard aussehen würden — mit Ihren Kategorien und Ihren Häusern.