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Import via l’IA

Déposez le contrat, Pilboard remplit la fiche

Saisir un contrat fournisseur à la main prend une demi-heure, et personne ne le fait de gaieté de cœur. L’import via l’IA lit le document et pré-remplit l’abonnement : vous relisez, vous corrigez, vous validez.

Demandez votre démo Lire : dématérialiser ses contrats fournisseurs
  • PDF, scan ou photo
  • Vingt-quatre champs repris
  • Chaque champ sourcé
  • Vous gardez la main
Écran d’ajout d’un abonnement dans Pilboard : zone de dépôt des contrats et file des documents en cours d’import
Le dépôt : vous glissez vos PDF, l’import tourne en tâche de fond et les documents attendent dans « En préparation » jusqu’à votre relecture.

Ce n’est pas le classement qui coince, c’est la saisie

Une contrathèque ne se remplit pas parce qu’on a décidé qu’elle existerait. Elle se remplit si entrer un contrat coûte quelques minutes, pas une demi-heure.

Un contrat fournisseur tient en quelques pages, mais il faut en sortir une vingtaine d’informations : les parties, la date de signature, celle d’effet, la durée d’engagement, la reconduction, le préavis, la date butoir, les montants, la périodicité, le mode de règlement. Chacune se trouve à un endroit différent, parfois dans une annexe, parfois dans une phrase noyée au milieu d’un article. Multipliez par le nombre de contrats d’un établissement, puis par le nombre d’établissements : la reprise de l’existant devient un chantier que personne ne lance. Résultat, on saisit les contrats qu’on a sous la main, on remet les autres à plus tard, et la contrathèque reste à moitié vide — c’est-à-dire inutilisable pour décider quoi que ce soit.

  • La reprise de l’existant ne démarre jamais

    Trente minutes par contrat, cent contrats dormants : le calcul suffit à repousser le chantier d’un trimestre à l’autre.

  • Les contrats restent dans les boîtes mail

    Tant que le document n’est pas devenu une fiche, il n’alerte personne et ne se compare à rien.

  • La saisie manuelle se trompe

    Une date d’effet confondue avec une date de signature, et tout le calcul du préavis part de travers.

Ce que fait l’import

Le principe tient en une phrase : la machine lit et propose, vous vérifiez et tranchez. Rien n’est enregistré sans votre accord.

  • Elle lit ce que vous avez vraiment

    PDF natif, document scanné, plusieurs pages, et même une photo prise au téléphone : le fichier n’a pas besoin d’être propre pour être exploitable.

  • Vingt-quatre champs repris d’un coup

    Nom de l’abonnement, référence, établissement, type de tiers, fournisseur, type de contrat, dates de signature et d’effet, durée d’engagement, fin d’engagement, durée de reconduction, préavis, date butoir, type et fréquence de facturation, montants, période, mode de règlement, jour de prélèvement, plan comptable, catégories et note.

  • Chaque champ montre d’où il sort

    La valeur proposée est accompagnée du passage du contrat qui l’a produite. Vous n’avez pas à croire la machine sur parole : vous relisez la ligne et vous arbitrez.

  • Vous validez, puis seulement l’abonnement existe

    Tant que la fiche n’est pas confirmée, le document reste dans « En préparation ». Aucun contrat n’entre dans votre contrathèque sans qu’un humain l’ait relu.

  • Plusieurs contrats à la suite

    Vous déposez un lot, l’import tourne en tâche de fond pendant que vous faites autre chose, et vous relisez les fiches quand elles sont prêtes.

  • Le document reste attaché

    Le contrat d’origine est archivé avec l’abonnement qu’il a servi à créer. La fiche et sa source ne se séparent plus.

Écran de dépôt des contrats de Pilboard sur téléphone, avec la file des documents en préparation
Le même dépôt depuis un téléphone : un contrat signé en réunion part dans la file avant qu’on l’oublie.

Comment ça se passe

Rien à paramétrer, rien à installer : la fonction est dans l’écran de création d’un abonnement.

  1. Vous déposez le document

    Depuis « Ajouter un abonnement », vous glissez le fichier dans la zone de dépôt ou vous le choisissez sur votre poste.

  2. L’import tourne pendant que vous faites autre chose

    Elle s’exécute en tâche de fond. Vous pouvez déposer le lot suivant ou quitter l’écran, le travail se poursuit.

  3. Le document passe en « En préparation »

    C’est la file d’attente : ce qui est importé, ce qui est en cours, ce qui a échoué. Rien ne se perd entre le dépôt et la fiche.

  4. Vous relisez et vous corrigez

    Chaque champ trouvé s’affiche avec sa citation. Vous modifiez ce qui doit l’être, vous complétez ce que le contrat ne dit pas.

  5. Vous validez : l’abonnement est créé

    La fiche rejoint la contrathèque avec ses dates, ses montants et son document d’origine. Les alertes d’échéance partent de là.

Ce que vous y gagnez

  • La reprise de l’existant devient faisable Le chantier qu’on repoussait se traite par lots, entre deux autres tâches.

  • Les dates sont lues, pas recopiées Date d’effet, fin d’engagement, préavis, date butoir : elles viennent du contrat lui-même, pas d’une saisie de fin de journée.

  • Le contrôle reste humain La citation en regard de chaque champ rend la vérification rapide, et la validation reste un geste volontaire.

  • Le lot se traite quand vous avez le temps Vous déposez le matin, vous relisez l’après-midi : la file attend sans rien perdre.

Questions fréquentes

Faut-il que le contrat soit un beau PDF ?

Non. Un PDF natif passe évidemment très bien, mais un document scanné ou photographié est lu lui aussi. Plus l’image est nette, plus l’extraction est fiable : une photo prise de travers dans un couloir donnera un résultat moins complet qu’un scan à plat, sans pour autant être inexploitable.

Que se passe-t-il si l’import se trompe ?

Rien d’irréversible, parce qu’aucune valeur n’est enregistrée sans votre validation. Chaque champ est proposé avec le passage du contrat dont il est tiré : vous voyez immédiatement si la machine a lu la bonne ligne, et vous corrigez avant d’enregistrer.

Et si une information n’est pas dans le contrat ?

Le champ reste vide et vous le complétez vous-même. L’import ne devine pas : il extrait ce qui est écrit. Un contrat qui ne mentionne pas son préavis ne produira pas de préavis, c’est à vous de le renseigner si vous le connaissez par ailleurs.

Mes contrats servent-ils à entraîner un modèle ?

Vos documents sont traités pour produire votre fiche, et restent attachés à votre abonnement dans votre espace. Pour le détail du traitement et de la conservation, notre équipe vous répond précisément lors de la démonstration.

Peut-on importer depuis un téléphone ?

Oui, l’écran de dépôt existe aussi en version mobile. Vous photographiez le document ou vous le choisissez depuis votre appareil, et il rejoint la même file « En préparation » qu’au bureau. C’est commode pour un contrat signé en réunion, qu’on dépose avant de l’oublier.

Peut-on continuer à saisir à la main ?

Bien sûr, les deux voies cohabitent dans le même écran. Beaucoup d’établissements utilisent l’import pour reprendre leur stock de contrats existants, puis saisissent au fil de l’eau les nouveaux, qu’ils ont de toute façon sous les yeux au moment de la signature.

Pour aller plus loin

L’import via l’IA accélère la saisie ; la méthode, elle, reste la vôtre.

Apportez un contrat, on l’importe devant vous

Prenez un de vos contrats fournisseurs, même mal scanné. On le dépose pendant la démonstration et vous voyez ce que Pilboard en sort, champ par champ.

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