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Alertes d’échéance

Ne laissez plus un contrat se reconduire sans vous

Une tacite reconduction peut vous réengager douze à trente-six mois. Pilboard vous prévient avant la fin du préavis, pas après.

Demandez votre démo Lire : ne plus rater un renouvellement
  • Alertes paramétrables
  • Préavis calculé
  • Destinataires multiples
  • Relance jusqu’à traitement
Tableau de bord Pilboard : les contrats à faire attention et les rappels de la semaine
Les contrats qui demandent une décision, et la semaine qui vient, au même endroit.

Le préavis est la vraie date limite, pas l’échéance

Quand on découvre qu'un contrat se renouvelle, il est presque toujours trop tard : le préavis a expiré avant.

Un contrat fournisseur comporte deux dates qui n'ont rien à voir. L'échéance, celle qu'on retient, et la fin du préavis, celle qui compte. Entre les deux, il y a souvent un à trois mois. En B2B, la protection du consommateur ne s'applique pas : ni la loi Chatel ni la loi Hamon ne viendront rattraper un préavis manqué. Le contrat repart donc pour un cycle ferme, aux conditions d'origine, parfois indexées. Et la seule alerte qu'on reçoit est la facture du nouveau cycle.

  • La date qu’on surveille n’est pas la bonne

    On note l'échéance dans un agenda. Le préavis, lui, a expiré deux mois plus tôt.

  • Aucun filet en B2B

    Les protections applicables aux particuliers ne jouent pas entre professionnels. Le préavis manqué est définitif.

  • L’alerte adressée à une seule personne

    Un rappel dans l'agenda de quelqu'un disparaît avec ses congés ou son départ.

Comment fonctionnent les alertes

Le principe : l'alerte se déclenche sur le préavis, elle va à plusieurs personnes, et elle insiste jusqu’à ce que quelqu’un tranche.

  • Le préavis calculé, pas saisi

    Vous renseignez la date de fin et la durée de préavis : Pilboard en déduit la date limite de dénonciation et alerte à partir de là.

  • Des délais que vous choisissez

    Quatre-vingt-dix, soixante, trente jours : vous fixez les paliers qui correspondent à vos circuits de décision.

  • Plusieurs destinataires

    L'alerte part au responsable du contrat, à son supérieur et au service achats si vous le souhaitez. Elle ne repose jamais sur une seule boîte mail.

  • La relance jusqu’au traitement

    Tant que le contrat n'est pas marqué comme traité — reconduit, renégocié ou dénoncé — le rappel revient.

  • Un réglage par catégorie

    Les contrats d’énergie et les abonnements logiciels n’exigent pas le même préavis : chaque catégorie a ses propres délais.

  • Le modèle de courrier prêt

    Quand la décision est la dénonciation, le courrier de résiliation se génère depuis la fiche du contrat.

Rappels d'un contrat Pilboard : date, répétition et personnes prévenues
Un rappel porte une date, une répétition et des destinataires. Il ne dépend de la mémoire de personne.

Comment on met les alertes en place

Trois informations par contrat suffisent pour que le mécanisme fonctionne.

  1. Vous saisissez les dates clés

    Date de début, date de fin, durée de préavis et mode de reconduction. Ce sont les seules données indispensables.

  2. Vous fixez les paliers d’alerte

    Par défaut ou par catégorie : à quelle avance voulez-vous être prévenu, et à quels rappels successifs.

  3. Vous désignez les destinataires

    Au moins deux personnes par contrat, pour que l’absence de l’une ne bloque rien.

  4. Pilboard prévient et relance

    L’alerte part au premier palier et revient aux suivants tant que le contrat n’est pas traité.

  5. Vous tranchez et vous tracez

    Reconduire, renégocier ou dénoncer : la décision est enregistrée sur la fiche, avec sa date et son auteur.

Ce que vous y gagnez

  • Plus de reconduction subie. Chaque renouvellement devient une décision, prise à temps, avec les éléments.

  • Une fenêtre de négociation réelle. Être prévenu quatre-vingt-dix jours avant, c'est avoir le temps de consulter la concurrence.

  • Une responsabilité partagée. L'échéance n'est plus l'affaire d'une personne et de son agenda.

  • Une trace de la décision. On sait qui a choisi de reconduire, quand, et sur quels arguments.

Questions fréquentes

À quel moment l'alerte se déclenche-t-elle ?

Sur la date limite de dénonciation, que Pilboard calcule à partir de la date de fin et de la durée de préavis — pas sur l'échéance elle-même. C'est la seule date qui laisse encore une marge de manœuvre.

La loi Chatel protège-t-elle mon entreprise d'une tacite reconduction ?

Non, pas en B2B dans le cas général. La loi Chatel et la loi Hamon visent les consommateurs et, sous conditions strictes, certains professionnels hors de leur activité principale. Pour un contrat fournisseur d'exploitation, il faut considérer que le préavis contractuel s'applique sans filet.

Peut-on recevoir les alertes par courriel ?

Oui. Les notifications sont envoyées aux destinataires que vous désignez, et restent également visibles dans le tableau de bord, dans la liste des rappels à venir.

Que se passe-t-il si personne ne traite l'alerte ?

Elle revient aux paliers suivants et le contrat reste affiché dans les rappels à venir. Le rappel ne s'éteint que lorsque le contrat est marqué comme traité — reconduit, renégocié ou dénoncé.

Peut-on définir des délais différents selon le type de contrat ?

Oui. Un contrat d'énergie, un bail de matériel et un abonnement logiciel n'appellent pas la même anticipation. Les délais se règlent par catégorie, puis s'ajustent contrat par contrat si nécessaire.

Et les contrats à durée indéterminée ?

Ils n'ont pas d'échéance mais ils ont un préavis. On leur fixe une date de revue périodique — annuelle le plus souvent — pour qu'ils repassent devant quelqu'un au lieu de courir indéfiniment.

Ce qui arrive le mois prochain, et ce que ça engage

D’abord la vue d’ensemble, ensuite le contrat qui porte la date.

Tableau de bord Pilboard : statuts des contrats et contrats à faire attention

Les contrats à surveiller, avec leur montant

Sur le tableau de bord, la date butoir et le coût annuel sont sur la même ligne.

  1. « Maintenance ascenseurs », K2 ALTITUDE, date butoir 30 sept. 2026, « Échéance proche », colonne HT/an : 14 400 €. La date et le montant ne sont pas sur deux écrans.
  2. « À faire attention » : 3, sur « 49 contrats · mis à jour il y a 3 min ». Le nombre de dossiers à arbitrer se lit avant tout le reste.
  3. Jeudi 13 : « Renégociation — Contrat Otis ». Vendredi 14 : « Revalidation — Blanchisserie linge plat », puis « Relance — Otis France ».
Agenda des rappels d'un contrat Pilboard, avec les dates du contrat

Chaque contrat porte ses propres dates

Dans la fiche, la date butoir pour résilier ne se confond plus avec la fin d’engagement ni avec l’échéance de facturation.

  1. Quatre repères distincts : « Rappels ajoutés », « Fin d’engagement », « Échéance de facturation » et « Date butoir pour résilier ». C’est la dernière qui décide.
  2. Le 2 septembre : « Renégociation contrat Passman » est posé juste au-dessus de « Fin d’engagement initiale ». Le rappel arrive avant la date, pas avec elle.
  3. « Vidange voiture de fonction — Mardi 15 septembre 2026 », « Répétition : tous les 6 mois », « Utilisateurs : Clothilde B., Marc P. » : deux noms, pas une boîte commune.

Jeu de démonstration : les valeurs affichées ne sont pas des résultats clients.

Ce que ça change, concrètement

Les mêmes échéances : d’abord tenues au classeur et dans les agendas personnels, ensuite tenues dans Pilboard.

×Aujourd’hui, sans outil

✓Avec Pilboard

La date butoir est écrite au crayon sur l’intercalaire du classeur, dans le bureau de la direction.
Elle vit dans la fiche du contrat, avec un rappel posé avant elle.
Le rappel dort dans l’agenda d’une seule personne — celle qui est en congés la semaine où il sonne.
Plusieurs destinataires sont rattachés au même rappel et le reçoivent le même jour.
Le courriel du fournisseur arrive un mardi de rush : on le lit, on se dit qu’on y reviendra, on n’y revient pas.
Le rappel arrive le matin du jour dit, sur le mobile comme dans la boîte mail.
Impossible de dire ce que représentent, en euros, les contrats qui se renouvellent ce trimestre.
Le montant annuel s’affiche en face de la date butoir, avant l’arbitrage.

Vos échéances des trois prochains mois : voyons ensemble ce qu’elles engagent.

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Pour aller plus loin

Les échéances contractuelles se gèrent autant par la méthode que par l’alerte.

Reprenez la main sur vos échéances

Montrez-nous deux contrats et leurs préavis : on vous montre les alertes que Pilboard aurait déclenchées, et quand.

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