Archivage sécurisé
Archivez vos documents contractuels sans perdre la trace
Un contrat sert deux fois : le jour où on le signe, et le jour où il faut prouver ce qu'il contient. Entre les deux, il doit rester accessible, intact et traçable.
- Stockage sécurisé
- Historique des modifications
- Droits par rôle
- Conformité RGPD
Un document qu’on ne retrouve pas ne prouve rien
Le jour du litige, la question n'est pas de savoir si vous aviez raison. Elle est de savoir si vous pouvez le montrer.
Les pièces contractuelles s'accumulent sur des supports qui n'ont pas été conçus pour les conserver : boîtes mail personnelles, disques partagés sans arborescence, clés USB, parfois classeurs papier. Chacun de ces supports pose le même triple problème. On ne sait pas qui peut y accéder. On ne sait pas si la version consultée est la dernière. Et on ne sait pas ce qui a été modifié, ni par qui. En cas de contrôle, d'audit ou de désaccord avec un fournisseur, ces trois inconnues suffisent à affaiblir un dossier pourtant solide sur le fond.
Des accès qu’on ne maîtrise pas
Un dossier partagé finit toujours par être ouvert à plus de monde que prévu.
La version qui fait foi reste incertaine
Trois fichiers portent presque le même nom. Aucun ne dit lequel s'applique.
Aucune trace des modifications
Sans historique, impossible de dire ce qui a changé, quand, ni sur décision de qui.
Ce que l’archivage vous garantit
Conserver ne suffit pas : il faut pouvoir retrouver, dater et prouver.
-
Un stockage centralisé et protégé
Les documents quittent les boîtes mail et les disques partagés pour un espace unique, sauvegardé, rattaché à vos contrats.
-
Des droits par rôle et par site
Chaque utilisateur accède aux documents de son périmètre. Les rôles et privilèges se règlent établissement par établissement.
-
Un historique des modifications
Chaque dépôt, remplacement ou suppression est enregistré avec son auteur et sa date. On sait toujours ce qui a changé.
-
Des documents typés et datés
Contrat, avenant, grille tarifaire, attestation, facture : le type et la date de validité disent quelle pièce fait foi à quel moment.
-
Les documents à échéance suivis
Attestations d'assurance, certificats, agréments : ceux qui expirent sont signalés comme les contrats.
-
Une conformité tenable
Durées de conservation, minimisation des données personnelles et traçabilité des accès sont traitées par construction, pas par note de service.
Comment on sécurise le fonds documentaire
On procède par contrat actif, pas par volume : ce qui engage aujourd'hui passe en premier.
-
Vous identifiez les pièces qui engagent
Contrats signés, avenants, grilles tarifaires et attestations à durée de validité. Le reste est secondaire.
-
Vous les rattachez à leur contrat
Chaque pièce rejoint la fiche du contrat qu’elle documente, au lieu de vivre dans un dossier parallèle.
-
Vous typez et vous datez
Le type de document et sa période de validité permettent de trancher plus tard entre deux versions.
-
Vous réglez les accès
Qui consulte, qui dépose, qui remplace : les droits se définissent par rôle et par établissement.
-
Vous laissez l’historique travailler
Chaque mouvement est tracé. Le dossier de preuve se constitue tout seul, au fil de l’usage.
Ce que vous y gagnez
Un dossier de preuve constitué d’avance. Le jour du litige ou du contrôle, il n’y a rien à reconstituer.
La bonne version, à coup sûr. Le typage et la datation lèvent l’ambiguïté entre le contrat et son avenant.
Des accès maîtrisés. On sait qui peut voir quoi, et l’arrivée ou le départ d’un collaborateur se gère en une opération.
Une conformité démontrable. La traçabilité des accès et des modifications répond aux questions d’un auditeur.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver un contrat fournisseur ?
La règle usuelle est de conserver le contrat pendant toute son exécution puis pendant la durée de prescription applicable — cinq ans en matière commerciale dans le cas général. Certaines pièces, notamment celles liées à la sécurité ou aux assurances, appellent des durées propres : le mieux est de fixer une durée par type de document.
Que devient un document quand le contrat est résilié ?
Il reste rattaché au contrat, qui passe en archivé. Le dossier n'est pas supprimé : il sort simplement des vues actives, tout en restant consultable et opposable si une question se pose plus tard.
Comment savoir quelle version d'un document s'applique ?
Par le type et la date de validité. Un avenant daté postérieurement au contrat prévaut sur les clauses qu'il modifie, et l'historique permet de reconstituer la succession des versions.
Qui peut supprimer un document ?
Seuls les rôles auxquels vous accordez ce privilège. Et la suppression est elle-même tracée, avec son auteur et sa date : on ne perd jamais l'information qu'une pièce a existé.
Pilboard est-il conforme au RGPD ?
Le traitement des documents contractuels s'appuie sur des accès nominatifs, une traçabilité des consultations et des durées de conservation paramétrables. La conformité reste un travail partagé : l'outil fournit les moyens, votre politique interne fixe les règles.
Peut-on récupérer ses documents si l'on quitte l'outil ?
Oui. Les documents déposés restent les vôtres et peuvent être exportés. Un archivage qui enfermerait les pièces serait un risque, pas une sécurité.
Pour aller plus loin
La sécurisation documentaire est autant une question de méthode que de stockage.
- Archivage et sécurisationBonnes pratiques pour les entreprises
- Sécuriser ses documents contractuelsBonnes pratiques et outils
- Dématérialisation des contratsEnjeux et bonnes pratiques
- Traçabilité des contratsSavoir qui a signé quoi
- Dossier de preuve contractuelQuels éléments conserver et relier
- Annexes d’un contrat fournisseurLes classer et identifier celles qui s’appliquent
Mettez vos documents contractuels à l’abri
En trente minutes, on regarde ensemble où vivent vos pièces aujourd'hui et ce que donnerait un fonds documentaire structuré.
🔍 Analysez ces fonctionnalités avec une IA
Approfondissez ce contenu en un clic : résumé, cas d’usage, ou conseils personnalisés.
ChatGPT
Perplexity