Demandez votre démo

Contrathèque

Retrouvez n’importe quel contrat fournisseur en quelques secondes

Le contrat de blanchisserie signé il y a trois ans, son avenant, sa grille tarifaire et la dernière facture : tout est au même endroit, et tout se retrouve par recherche.

Demandez votre démo Lire : qu’est-ce qu’une contrathèque
  • Recherche plein texte
  • Filtres par site et catégorie
  • Pièces jointes rattachées
  • Accès par rôle
Liste des abonnements et contrats fournisseurs dans Pilboard, avec établissement, statut, tiers et échéance
La contrathèque : tous les contrats et abonnements, triables et filtrables, avec leur établissement et leur statut.

Le temps perdu à chercher ne se voit pas dans les comptes

Personne ne chronomètre les quarante minutes passées à retrouver un contrat. Elles coûtent pourtant plus cher que la plupart des lignes du budget.

Un contrat fournisseur vit rarement seul : il y a le document signé, un ou plusieurs avenants, une grille tarifaire, des annexes techniques, parfois un courrier de résiliation. Ces pièces arrivent à des dates différentes, par des canaux différents, et finissent dans des endroits différents. Quand une question se pose — quel préavis ? quel tarif s'applique ? qui a signé ? — il faut reconstituer le dossier. Et si la personne qui l'a constitué a quitté l'établissement, la reconstitution devient une enquête.

  • Le dossier éclaté

    Le contrat ici, son avenant là, sa grille tarifaire dans une boîte mail. Aucune des trois pièces ne renvoie aux deux autres.

  • La mémoire dans une seule tête

    Celui qui sait où chercher finit par devenir le point de passage obligé — et un risque quand il part.

  • La recherche qui recommence

    Le même contrat est retrouvé trois fois dans l'année, par trois personnes différentes, sans que le chemin soit conservé.

Comment la contrathèque est organisée

Un contrat, une fiche, et toutes ses pièces accrochées dessus. Le reste n'est que navigation.

  • Une recherche qui va au contenu

    Recherche par nom de contrat, fournisseur, établissement ou référence. Vous tapez ce dont vous vous souvenez, pas ce que vous devriez savoir.

  • Des filtres combinables

    Établissement, catégorie, statut, période, tiers : les filtres se cumulent pour isoler exactement le sous-ensemble que vous cherchez.

  • Toutes les pièces au même endroit

    Contrat signé, avenants, grilles tarifaires, annexes, factures : chaque document est rattaché à la fiche du contrat et daté.

  • Un accès selon le rôle

    Chaque utilisateur voit les contrats de son périmètre. Les rôles et privilèges se règlent établissement par établissement.

  • Le rattachement à l’établissement

    Un contrat appartient à un site, ou au groupe. Le filtre par établissement montre immédiatement ce qui relève de qui.

  • Les contrats liés visibles

    Un contrat-cadre et ses déclinaisons par site restent reliés : on passe de l'un à l'autre sans repartir de la recherche.

Fiche d'un contrat fournisseur dans Pilboard avec ses informations, ses documents et son historique
La fiche d'un contrat : conditions, montants, dates clés et l'ensemble des pièces qui s’y rattachent.

Comment on constitue la contrathèque

Le but n'est pas de tout reprendre d'un coup, mais d'arrêter d'en perdre à partir d'aujourd'hui.

  1. Vous listez les contrats actifs

    Un inventaire des contrats en cours suffit pour démarrer : fournisseur, objet, établissement, dates, montant.

  2. Vous créez une fiche par contrat

    Chaque fiche porte les conditions essentielles et le document signé. Les pièces secondaires viendront ensuite.

  3. Vous rattachez les pièces au fil de l’eau

    Avenants, grilles tarifaires et factures s'ajoutent quand ils arrivent, au bon endroit du premier coup.

  4. Vous nommez selon une règle simple

    Une nomenclature partagée — catégorie, fournisseur, site — rend la recherche prévisible pour tout le monde.

  5. Vous ouvrez les accès

    Chaque service accède à son périmètre. La contrathèque devient la référence commune plutôt que la copie de quelqu’un.

Ce que vous y gagnez

  • Une recherche en secondes. La question « où est ce contrat ? » cesse de mobiliser plusieurs personnes.

  • Un dossier complet à chaque fois. Le contrat arrive avec ses avenants et sa grille tarifaire, pas tout seul.

  • Une mémoire qui survit aux départs. Ce que savait le prédécesseur est dans l'outil, pas dans sa boîte mail.

  • Des échanges fournisseurs mieux armés. On négocie avec le contrat sous les yeux, pas avec le souvenir de ce qu’il contient.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une contrathèque exactement ?

C'est un référentiel unique où chaque contrat fournisseur dispose d'une fiche portant ses conditions, ses dates clés, ses montants et l'ensemble de ses pièces. La différence avec un dossier partagé tient à la structure : on y cherche par critère, pas par arborescence.

Peut-on rattacher plusieurs documents à un même contrat ?

Oui, et c'est le principe. Contrat signé, avenants successifs, grilles tarifaires, annexes techniques et factures se rattachent à la même fiche, chacun daté, pour qu'on sache toujours quelle version s'applique.

Comment limiter l'accès à certains contrats ?

Par les rôles et privilèges. Vous définissez qui accède à quels établissements et avec quels droits. Un directeur de site voit son périmètre, le siège voit l'ensemble.

Faut-il reprendre l'historique de tous les contrats ?

Non. Commencez par les contrats actifs : ce sont eux qui portent les échéances et les montants. Les contrats clos peuvent être versés progressivement, quand le besoin de preuve se présente.

Comment nommer les contrats pour s'y retrouver ?

Une nomenclature courte et constante vaut mieux qu'une nomenclature exhaustive : catégorie, fournisseur, établissement. Le reste se retrouve par les filtres, qui font le travail que le nom de fichier faisait autrefois.

Un contrat-cadre et ses déclinaisons par site, comment les gérer ?

Le contrat-cadre est saisi au niveau du groupe et chaque déclinaison au niveau de son établissement, avec un lien entre les deux. On garde ainsi les conditions communes visibles tout en suivant les particularités de chaque site.

Pour aller plus loin

Constituer une contrathèque tient autant de la méthode que de l’outil.

Voyez vos contrats dans une contrathèque

Apportez deux ou trois contrats types : on vous montre à quoi ressemblerait votre contrathèque, avec vos catégories et vos établissements.

Demandez votre démo Parcourir le guide d'utilisation

🔍 Analysez ces fonctionnalités avec une IA

Approfondissez ce contenu en un clic : résumé, cas d’usage, ou conseils personnalisés.

ChatGPT logo ChatGPT Perplexity logo Perplexity