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Tableau de bord

Pilotez vos contrats fournisseurs depuis un tableau de bord

Combien de contrats arrivent à échéance ce trimestre ? Quel fournisseur pèse le plus lourd ? Quel site dépense le plus ? Les réponses tiennent sur un écran, à jour en permanence.

Demandez votre démo Lire : quels indicateurs suivre
  • Indicateurs en temps réel
  • Vue par site ou fournisseur
  • Échéances à venir
  • Dépenses consolidées
Tableau de bord Pilboard : statuts des contrats, chiffre d'affaires, dépenses fournisseurs, répartition par catégorie et rappels à venir
L'écran d'accueil : statuts, dépenses, répartition par catégorie et rappels à venir, sans avoir à ouvrir un seul contrat.

On ne pilote pas ce qu'on ne voit pas

La plupart des établissements savent où sont leurs contrats. Très peu savent ce qu'ils représentent, ensemble, à un instant donné.

Les contrats fournisseurs vivent dans des dossiers, des boîtes mail et des tableurs tenus par des personnes différentes. Chacun de ces supports est juste, pris isolément. Le problème apparaît quand il faut répondre à une question transverse : quel est le montant total engagé sur l'année ? Combien de contrats se renouvellent tacitement dans les soixante jours ? Quelle part de la dépense part chez un seul prestataire ? Reconstituer la réponse demande une demi-journée à chaque fois — alors on ne la pose plus, et les décisions se prennent au doigt mouillé.

  • L'information existe mais reste dispersée

    Dix sources exactes ne font pas une vision. Elles font dix consolidations à refaire.

  • Le chiffre arrive toujours trop tard

    Quand la consolidation est prête, la décision est déjà passée.

  • Chaque métier regarde ailleurs

    Le DAF veut des montants, l'exploitant veut des échéances. Un seul tableau ne peut pas convenir aux deux.

Ce que le tableau de bord vous donne

Des indicateurs construits sur vos données réelles, pas sur une saisie parallèle à tenir à jour.

  • Les statuts en un coup d’œil

    Brouillons, planifiés, en cours, à faire attention, archivés : le volume de chaque statut est affiché en permanence, cliquable pour descendre au détail.

  • La dépense fournisseurs consolidée

    Montants HT et TTC par période, tous établissements confondus ou site par site, avec la comparaison à la période précédente.

  • La répartition par catégorie

    Maintenance, énergie, télécommunication, location, assurances : la part de chaque poste dans le total, pour repérer les concentrations.

  • Les rappels à venir

    Un calendrier des échéances des prochaines semaines, directement sur la page d'accueil, pour qu'aucun préavis ne passe inaperçu.

  • Un tableau par profil

    Les widgets se déplacent, se masquent et se réorganisent. Chaque utilisateur compose la vue qui correspond à son poste.

  • Le filtre par établissement

    Un sélecteur en haut d'écran bascule de la vue groupe à la vue d'un seul site, sans changer de page.

Widgets du tableau de bord Pilboard réorganisés selon les priorités de l'utilisateur
Chacun compose son tableau de bord : un directeur d'exploitation et un directeur financier ne regardent pas les mêmes chiffres.

Comment on arrive à ce tableau de bord

Le tableau de bord n'est pas un module à paramétrer : il se remplit tout seul à mesure que la contrathèque se constitue.

  1. Vous déposez vos contrats

    Chaque contrat fournisseur ou abonnement est créé avec son fournisseur, son établissement, ses montants et ses dates clés.

  2. Les données alimentent les compteurs

    Dès la création, le contrat entre dans les statuts, dans la dépense consolidée et dans le calendrier des échéances. Aucune ressaisie.

  3. Vous composez votre vue

    Vous déplacez les widgets, masquez ceux qui ne vous servent pas et gardez au premier plan les indicateurs de votre poste.

  4. Vous filtrez selon la question

    Par site, par fournisseur, par catégorie, par période : le tableau de bord se recalcule à chaque filtre.

  5. Vous partagez la lecture

    Les mêmes chiffres servent au comité de direction, à la revue annuelle et aux échanges avec les fournisseurs.

Ce que vous y gagnez

  • Une réponse immédiate. Les questions de comité de direction trouvent leur réponse pendant la réunion, pas la semaine suivante.

  • Plus de consolidation manuelle. Le temps passé à agréger des tableurs disparaît, et avec lui les erreurs de recopie.

  • Les dérives visibles tôt. Une hausse de catégorie ou une concentration sur un fournisseur se voient avant qu'elles ne pèsent sur le budget.

  • Un langage commun. Exploitation, finance et direction regardent les mêmes chiffres, construits de la même façon.

Questions fréquentes

Le tableau de bord se met-il à jour automatiquement ?

Oui. Il lit directement les contrats et abonnements enregistrés dans Pilboard : toute création, modification ou archivage se répercute immédiatement sur les compteurs, les montants et le calendrier des échéances. Il n'y a aucune saisie parallèle à tenir.

Peut-on avoir un tableau de bord différent selon les utilisateurs ?

Oui. Les widgets se réorganisent et se masquent par utilisateur. Un directeur financier peut mettre en avant les montants et la répartition par catégorie, pendant qu'un directeur d'établissement garde les échéances et les contrats à surveiller.

Comment passer de la vue groupe à la vue d'un seul établissement ?

Un sélecteur d'établissement est disponible en haut du tableau de bord. Il filtre l'ensemble des widgets d'un coup, sans changer de page ni perdre la disposition que vous avez choisie.

Quels indicateurs faut-il suivre en priorité ?

Trois suffisent pour commencer : le nombre de contrats arrivant à échéance dans les quatre-vingt-dix jours, la dépense fournisseurs par période comparée à la précédente, et la répartition par catégorie. Les autres se justifient au cas par cas.

Les montants sont-ils affichés en HT ou en TTC ?

Les deux. Chaque bloc de dépense affiche le montant hors taxes et le montant toutes taxes comprises, pour que le contrôle de gestion et l'exploitation lisent chacun la valeur qui leur sert.

Faut-il reprendre l'historique pour que le tableau de bord soit utile ?

Non. Il devient exploitable dès que les contrats actifs sont saisis. L'historique enrichit les comparaisons de période, mais il peut être repris progressivement sans bloquer la mise en service.

Pour aller plus loin

Le tableau de bord est un moyen, pas une fin. Voici comment en faire un outil de décision.

Voyez votre propre tableau de bord

Trente minutes suffisent pour vous montrer ce que donneraient vos contrats dans Pilboard, avec vos catégories et vos établissements.

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